Mails verknüpfen
E-Mails gewinnen im geschäftlichen Schriftverkehr immer mehr an Bedeutung und sind damit für ein funktionierendes CRM essentiell.
Mit der Funktion 'Postfach prüfen' werden alle E-Mails und auch Faxe (Faxmaker mit Exchange) automatisch bei den entsprechenden Adressen einsortiert und können so ohne Suchen direkt aus MAXCRM geöffnet werden! Die E-Mails bleiben dabei unverändert und unangetastet in Outlook/Exchange: Daten werden nicht doppelt abgelegt oder verändert. Zusätzlich werden bei der Funktion auch Mail-Rückläufer – z.B. Abmeldungen oder Fehlermeldungen nach Serienmail-Aussendungen – automatisch verarbeitet. Allein diese Funktion bringt eine große Zeitersparnis und sichert die Datenqualität.
Eine besonders nützliche Anwendung ergibt sich aus der Möglichkeit, mit der Funktion alle bisherigen E-Mails nachzutragen. Nachdem die eigenen Datensätze in MAXCRM übernommen wurden, kann die Funktion die gesamten Mails der letzten Jahre bei den Adressen eintragen – damit beginnt man bereits am ersten Tag mit einer vollständigen Kundenhistorie.

Kontakte synchronisieren
Die zweite starke Funktion zu/mit Outlook. Alle Kontakte werden zentral in MAXCRM gepflegt, und wenn einer davon auch in Ihrem Outlook stehen soll – als vollständiger und aktueller Datensatz – einfach auf die Schaltfläche klicken. Erkaltet der Kontakt? Einfach wieder auf die Schaltfläche klicken, und der Kontakt wird aus Ihrem Outlook entfernt. Damit hat man in Outlook immer die aktuellen Kontakte – und nur die.
Termine synchronisieren
Eine Schaltfläche, zwei Funktionen. Ob Sie einen Termin oder eine Kontaktperson in Outlook eintragen bzw. synchronisieren, macht keinen Unterschied – es ist auch die gleiche Schaltfläche. 'Eintragen' trägt immer den aktuellen Datensatz in Outlook ein bzw. zeigt immer den Status des aktuellen Datensatzes an. Einfacher geht es nicht mehr. Anklicken, fertig – Änderungen werden sowieso automatisch abgeglichen.
Wird übrigens ein Termin übertragen, dessen Kontaktperson noch nicht in Outlook angelegt ist, legt MAXCRM diesen Kontakt automatisch mit an.
E-Mail-Schriftverkehr automatisieren!!!
Eine der Funktionen, die am häufigsten genutzt wird: "Neue Mail". Das Besondere dabei: Man kann ganz einfach fix fertige Vorlagen (auch mit Anhängen) verwenden, die dann von MAXCRM automatisch mit den aktuellen Kontaktdaten ausgefüllt werden. Das Versenden einer personalisierten Mail reduziert sich dadurch tatsächlich auf einen Klick und 'Senden'. Übrigens: Im Vorlagen-Verzeichnis der MAXCRM-Installation sind einige gut dokumentierte Beispiele zum Selbstausprobieren. Und als Mail-Vorlage kann ganz einfach jede Ihrer Mails verwendet werden.
Sie versenden immer wieder ähnliche Mails an Kunden, Interessenten, Partner oder Mitarbeiter? Sie werden staunen, wie einfach es funktioniert und wie groß der Vorteil ist. Jeden Tag, bei jeder Mail.