MAXCRM R2 bietet eine breite Funktionspalette, darunter einige wahre "Schmankerl" – wie man in Österreich sagt. Heute möchte ich Ihnen einen Überblick über eine dieser besonderen Funktionen geben: die Outlook-Exchange-Anbindung.Wichtig, weil ...
Verbreitung
Im professionellen Business-Umfeld setzen nahezu alle Unternehmen auf Microsoft Office Produkte. Word und Excel sind Standard, und auch Outlook ist weit verbreitet – sei es für Terminplanung, E-Mails oder Kontaktverwaltung. In größeren Unternehmen kommt zudem Microsoft Exchange zum Einsatz, dessen Vorteile insbesondere in der Teamarbeit bei Kontakten und E-Mails liegen.
Outlook und seine Grenzen
Bei der Verwaltung von Kontakten können jedoch Probleme auftreten, insbesondere wenn mehrere Kontakte zu einer Firma gehören. Auch die Unterstützung bei der Datenqualität, etwa bei der Anredevalidierung oder Dublettenprüfung, lässt oft zu wünschen übrig. Genau hier setzt eine richtige CRM-Software an und löst diese Herausforderungen effizient.
MAXCRM und Outlook im Verbund
MAXCRM im Verbund mit Outlook
Outlook und Exchange sind in den meisten Unternehmen tief verankert, weshalb es sinnvoll ist, diese Systeme miteinander zu verbinden. Die Idee von MAXCRM ist es, die Stärken beider Systeme zu nutzen und so einen nahtlosen, homogenen Verbund zu schaffen.
Die Funktionen
Welche Funktionen bietet MAXCRM, und wie profitieren Sie von den Synergien zwischen CRM und Outlook?
E-Mail-Schriftverkehr
E-Mail ist heutzutage der gängigste Kommunikationskanal. MAXCRM ermöglicht die Automatisierung des Schriftverkehrs über Outlook, indem Vorlagen (Templates) erstellt werden, die mit einem Klick ausgewählt und mit den aktuellen Daten befüllt werden. Diese Funktion spart Zeit und minimiert Fehler, die bei manueller Bearbeitung auftreten können.
E-Mail-Ablage
In vielen Unternehmen wird der Posteingang in Unterordner abgelegt, was manuell oder per Mailregeln sehr aufwendig und fehleranfällig ist. Mit MAXCRM R2 entfällt dieser Aufwand, da der Posteingang automatisch überprüft wird und E-Mails mit dem entsprechenden Datensatz verknüpft werden. E-Mails bleiben unangetastet in Outlook/Exchange, können aber direkt aus MAXCRM heraus geöffnet werden.
Ein weiterer Vorteil ist die bessere Informationsverfügbarkeit, da die E-Mails gemeinsam mit allen anderen Aktivitäten des Adressdatensatzes chronologisch angezeigt werden – so entsteht ein vollständiger "Kundenakt".
Kontakte und Termine synchronisieren
MAXCRM bietet eine 1-Klick-Synchronisation für Kontakte und Termine. Ein neuer Vertriebskontakt wird in MAXCRM erfasst und sofort auch in Outlook sowie auf dem mobilen Gerät des Anwenders synchronisiert. Änderungen werden in beide Richtungen übernommen. Wenn ein Kontakt inaktiv wird, bleibt er im CRM, wird jedoch nicht mehr in den aktuellen Outlook-Kontakten angezeigt. Ebenso funktioniert die Termin-Synchronisation.
Exchange Stellvertretungen
Für Exchange-Nutzer bietet MAXCRM eine fortschrittliche Funktion: die automatische Erkennung und Unterstützung von Exchange-Stellvertretungen. Die Konfiguration erfolgt automatisch, ohne dass zusätzliche Einstellungen notwendig sind.
Mehr erfahren
Schauen Sie sich zwei kurze Videos an, um einen praktischen Einblick in die Funktionen zu bekommen:
Oder einfach einen Termin für eine Online-Präsentation vereinbaren. Kontaktieren Sie uns unter 0043 7247 50315-0.
Outlook/Exchange in Verbindung mit MAXCRM R2 – ein starkes Team für Ihr Unternehmen.