Business Software für Einzelunternehmen

Gibt es wirklich spezielle Anforderungen oder besondere Punkte, auf die man als Einzelunternehmer achten muss? Funktional ist der Unterschied zu einem KMU wahrscheinlich gar nicht so groß – aber im Gegensatz zu einem KMU ist man oft selbst der Anwender.

Vielfalt = Fehlerquelle

Über die Zeit summieren sich die verschiedenen Programme und Anwendungen, die man für den Businessalltag nutzt und auch wirklich benötigt. Jeder Wechsel zwischen den Programmen bedeutet eine Umstellung in der Oberfläche und Bedienung der Software. Bei Programmen, die man regelmäßig nutzt, ist das weniger problematisch, aber bei Software, die seltener verwendet wird, kann die Bedienung schon mal holprig werden. Das führt oft zu Fehlern und Zeitverlust.

Wichtig ist daher:

• Die Anzahl der genutzten Programme begrenzen bzw. konsolidieren
• Übergreifende Lösungen verwenden (die mehrere Bereiche mit einem Programm abdecken)

Bedienbarkeit

Damit kommen wir zur Standardfloskel: „leicht bzw. intuitiv zu bedienen“. Wobei generell die „Anwendbarkeit“ ein nicht unwichtiger Punkt ist. Es gibt Programme – ich denke dabei aus eigener Erfahrung an eine etablierte Grafiklösung mit unglaublich coolen Funktionen –, die aber für einen (EDV-affinen) Gelegenheitsanwender nahezu unerreichbar waren. Sehr frustrierend. Ähnlich ist es bei so mancher Auftragsbearbeitung, die mit einer Funktionsvielfalt aufwartet, die mehr verwirrt als hilft.

Am besten: Das Programm zeigen lassen oder selbst ausprobieren. Man muss sich wohlfühlen, und ob es wirklich „easy to use“ ist, entscheidet man am besten für sich selbst.

• Übersichtliche Oberfläche
• Schlüssige und intuitive Bedienung
• Homogenität zu anderen Programmen (z. B. Microsoft Office)

Abo vs. Kauflizenz

Was brauche ich, welche Limits gibt es – und wie komme ich wieder aus einem Abo heraus? Wie komme ich an meine Daten? Beim Abo lockt auf den ersten Blick der günstige Monatspreis, doch betrachtet man ein etwas größeres Zeitfenster – und da reicht schon ein Jahr –, ist das Abo schnell substanziell teurer als eine Kauflizenz. Bei einer Business-Lösung ist das im Regelfall eine Entscheidung für die nächsten Jahre, und der Abo-Aufpreis kann erheblich sein.

Ein weiterer Punkt, den man als Einzelunternehmer beim Software-Abo bedenken sollte: Die laufende Zahlung ist immer fällig, auch wenn die Geschäfte mal nicht gut laufen oder es am Konto eng aussieht. Der „Abo-Haken“ steckt bei Themen wie CAD oder Business-Software tief und fest.

Funktionsumfang

Oft gibt es kreative Beschränkungen bei der Anzahl der Adressen, Kontakte oder Projekte. Diese sind gerade am Anfang nicht leicht abzuschätzen und machen oft die für Einzelunternehmer attraktive Einstiegslösung der Business-Software weniger reizvoll. Das sollte man bedenken, und ich verweise diesbezüglich nochmals auf den Punkt „Abo-Haken“.

Passender Partner

Ein wichtiger Aspekt ist, ob der Hersteller auch kleine Unternehmen als Kunden ernst nimmt. Als Einzelunternehmer sollte man darauf achten, einen Anbieter zu wählen, der Unterstützung auf Augenhöhe bietet und nicht nur auf größere Pakete bzw. größere vermeintlich bessere Kunden abzielt. Eine gute Beziehung zwischen Anbieter und Kunde ist entscheidend für eine gute langfristige Beziehung.

Das „Lieferant-Kunde-Matching“ muss passen!

Resümee

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